L’organisation au niveau professionnel : Pourquoi on a tous besoin de la matrice d’Eisenhower ?

Kesako : la matrice d’Eisenhower ?

La matrice a été créée à la suite d’une phrase célèbre du Général américain Eisenhower “Ce qui est important est rarement urgent, ce qui est urgent est rarement important”.

Vous avez 2h 😉

Non sans rire, on estime très (trop) souvent que nos tâches sont régies par l’urgence de celles-ci et par conséquent on se laisse manger notre quotidien par les urgences. Mais sont-elles toujours importantes … pour vous ?

Grâce à cette phrase, ô combien étonnante quand on a pas l’habitude de l’entendre je vous l’accorde, elle nous indique quand même une information capitale : nos tâches sont classées selon 2 critères : l’importance et l’urgence dans un espace temps.

Voici ce que ça donne si on la transforme en matrice :

Maintenant, il faut savoir qu’est-ce qui est important et qu’est-ce qui est urgent !

Ce qui est important

L’importance d’une tâche est basée sur l’impact et l’enjeu que celle-ci a sur vos objectifs, sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte.

L’importance est aussi dictée par les différentes politiques et valeurs de votre entreprise, de même que par tout ce qui est rattaché à votre fonction.

L’importance peut varier selon votre position hiérarchique mais ne variera pas dans le temps, l’important restera toujours important.

Ce qui est urgent

L’urgence d’une tâche est basée à la fois sur le temps requis pour la réaliser et la date d’échéance.

L’urgent varie dans le temps : plus on attend plus c’est urgent.

Pour être efficace pour vous et pour les autres, vous devez commencer dès maintenant à questionner l’urgence en demandant : « tu en as besoin pour quand ? ». Mieux encore, vous pouvez vous-même fixer un moment dans le futur : « je peux te remettre ça mercredi prochain ? ».

Dans les 2 cas, l’urgence ressentie sera réajustée à la réalité.

Un petit exercice ?

Avant de vous lancer :

1 – Noter sur une feuille à part la liste des choses à faire, en vrac, videz votre tête

2 – Indiquer devant chaque tâche son degré d’importance et d’urgence :

--> Un I ou i

et

--> un U ou u.

  • Vous pouvez maintenant remplir les 4 cases de la matrice :
    • IU : ce qui est à faire tout de suite
    • Iu : ce qui est à planifier
    • iU : à déléguer, ou à faire si vous ne pouvez pas déléguer
    • iu : à faire quand vous avez le temps / ne pas faire / laisser mûrir car manque d’information

Estimation du temps

Vous pouvez indiquer une durée (attention à être réaliste) pour effectuer chaque tâche, ainsi vous évaluerez si vous avez le temps, ou pas, de la réaliser.

Chaque vendredi soir ou le lundi matin, je vous invite à préparer votre semaine à venir :

  • en indiquant dans chaque case les nouvelles tâches à prévoir,
  • en y intégrant les tâches que vous n’avez pas réalisées la semaine précédente.
  •  

C’est un exercice qui peut être très difficile, selon les personnes, car non naturel. Par contre, dès que le mécanisme est compris et fait régulièrement, la méthode devient naturelle et la prise de décision plus rapide.

Et quel bonheur de ne plus avoir à chercher par quelle tâche commencer votre journée.

 

Dans notre monde professionnel d’aujourd’hui, nous manquons d’outils d’aide à la prise de décision, non pas pour les grandes stratégies d’entreprise mais pour le quotidien.

Un outils ?

L’agenda AMZEN intègre directement cette matrice à l’intérieur et vous aide à prendre des décisions telles que : par où je commence ? 

Pour l’édition 2023, je prévois 3 variantes de l’agenda AMZEN en plus de celui habituel 😉

  • Agenda 2023 revu et amélioré (édition neutre entre autre ..)
  • Agenda AMZEN perpétuel
  • Agenda AMZEN de septembre 22 à Déc 23
  • Agenda AMZEN RDV (jours en colonne) perpétuel

Si vous souhaitez vous en procurer un pour terminer l’année 2022 c’est ici, par contre, si vous souhaitez aller directement sur l’édition 2023, rendez-vous ici pour suivre la pré-vente à un tarif compétitif évidemment 😉

 

Quelle est votre outil de prise de décision quotidienne pour vous ?

Prenez soin de vous,

Rosenn Lemarchand – Créatrice IUZ et Formatrice

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